Privacybeleid

1 - Doel van het privacybeleid verwerkingsverantwoordelijke

Dit privacybeleid heeft tot doel om, in overeenstemming met de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 toelichting te verstrekken aan de personen wiens gegevens verwerkt worden.

In dit privacybeleid wordt onder meer toegelicht :

Welke persoonsgegevens EQUANS verwerkt.
Waarvoor (doeleinden) EQUANS jouw persoonsgegevens verwerkt.
De rechtmatigheid van deze verwerkingen (de rechtsgronden).
Wat jouw rechten zijn.
Wat de verplichtingen van EQUANS zijn.

2 - Verwerkingsverantwoordelijke

Onder “verwerkingsverantwoordelijke" wordt begrepen iedere entiteit die het doel en de middelen bepaalt van de verwerking(en) die zij uitvoert. EQUANS BELUX NV en elke dochteronderneming of bijkantoor treedt op als verwerkingsverantwoordelijke(n) voor de persoonsgegevens onder hun respectievelijke controle (Hierna ‘EQUANS’). EQUANS BELUX NV kan echter wel haar dochterondernemingen en de respectievelijke bijkantoren vertegenwoordigen in hun hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke. EQUANS BELUX NV en haar dochterondernemingen en de respectievelijke bijkantoren kunnen- onverkort wat er in relevante wetgeving is opgenomen- hun taken en verantwoordelijkheden laten uitvoeren door een andere entiteit binnen de holding.

EQUANS BELUX NV heeft als ondernemingsnummer: BE0774666348.

Adres: Koning Albert II laan 19, 1210 Brussel.

Contact e-mail adres: contact.belux@equans.com

Tel: +32 2/370.31.11

3 - Toepassingsgebied van het privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op al onze (huidige, voormalige en toekomstige) klanten of natuurlijke personen die werken voor of in opdracht van onze professionele klanten en/of leveranciers, op alle bezoekers van de website(s) van EQUANS en op alle andere personen die contact met ons opnemen. Dit privacybeleid geldt voor het verwerken van jouw persoonsgegevens in het kader van het gebruik van de EQUANS website en de diensten die EQUANS levert.

Voor zover jouw persoonsgegevens zijn verstrekt door onze professionele klanten en/of leveranciers, rusten bij hen enkele van de verantwoordelijkheden die de wet oplegt, zoals onder andere jou er op te wijzen dat wij jouw gegevens verwerken.

EQUANS kan ook, als onderaannemer (als verwerker), jouw persoonlijke gegevens verwerken voor een van haar partners, die in dat geval, verantwoordelijk is voor de verwerking. Wij verwijzen in dat geval door naar het privacybeleid van de partner in kwestie.

EQUANS kan haar privacybeleid aanpassen wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld in het geval van gewijzigde omstandigheden (wijziging van onze diensten, wetgeving,…). De meest recente versie die van kracht is zal beschikbaar zijn op de website en we brengen je op de hoogte van elke wijziging via onze website en in voorkomend geval via andere communicatiekanalen. Dit privacybeleid geeft weer welke versie het is en vanaf wanneer deze toepasselijk is.

Indien je jouw persoonsgegevens niet wenst mee te delen en indien deze nodig zijn om jou informatie te verschaffen of een contractuele relatie met jou aan te gaan, zullen we niet in staat zijn om (i) jou meer informatie te verschaffen over onze diensten en producten, (ii) jou onze diensten of producten aan te bieden of (iii) een contractuele relatie met jou aan te gaan.

4 - Enkele begrippen

Persoonsgegevens worden gedefinieerd als informatie van of over jou die het mogelijk maakt om je uniek te identificeren. Een persoon identificeren kan zowel direct, met bijvoorbeeld een identificator zoals je naam of identificatienummer, of indirect, met bijvoorbeeld een of meer specifieke fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale elementen die kenmerkend zijn voor de identiteit van de persoon.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: jouw naam, adres, e-mailadres, je IP-adres, rekeningnummer.

De verwerking van persoonsgegevens is elke bewerking of verzameling van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet automatisch uitgevoerd, zoals onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, uitwissen of vernietigen van je gegevens.

De verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

5 - Welke persoonsgegevens verwerkt EQUANS van jou ?

Categorieën van de verwerkte persoonsgegevens

Identificatiegegevens: (voor)naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum.
Elektronische identificatoren: IP-adres (PC,tablet of smartphone), cookies (zie cookiebeleid), …
Contractgegevens: zoals bijvoorbeeld welke contracten je met EQUANS hebt afgesloten, de start- en einddatum ervan, de prijs en eventuele indexatie parameters, Aankoop- en contacthistoriek.
Gegevens over jouw gebruik van onze producten en diensten: zoals bijvoorbeeld hoe je gebruik maakt van onze online diensten
Professionele gegevens: functie en titel bij onze professionele klanten en/of leveranciers
Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer en betaalhistoriek
Verkeers- en locatiegegevens
Verbruiksgegevens, meetgegevens, (technische) gegevens van uw aansluiting(en), installaties, technische infrastructuur en andere gegevens relevant voor het leveren van installatie- en onderhoudsdiensten voor zover deze jou identificeerbaar maken.
Overige gegevens, die aan EQUANS worden verstrekt bijvoorbeeld in het kader van klachtenafhandeling, storingen of andere contactverzoeken.
Gegevens van overige producten en/of diensten.

Categorieën betrokkenen (personen van wie Equants persoonsgegevens verwerkt)

Websitebezoekers
Huidige, voormalige en toekomstige (professionele) klanten en hun medewerkers en vertegenwoordigers
Leveranciers en hun medewerkers en vertegenwoordigers

6 - Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Met deze paragraaf proberen we je zo goed als mogelijk te infomeren over de doeleinden van de verwerking van jouw persoonsgegevens en de rechtsgronden waarop we ons beroepen voor deze verwerkingen. De onderstaande opsomming van doeleinden en rechtsgronden is niet limitatief.

Beheer van de website
Contactformulieren op de website
Dienstverlening
Administratie, facturatie & boekhouding
Informeren over de producten en diensten van EQUANS
Verbetering van onze producten en diensten
Contact centers
De bescherming van de rechten, de eigendom en de veiligheid van EQUANS
Nakomen van de wettelijke of regelgevende verplichtingen
De aanvraag, totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst tot installatie of onderhoudsdiensten, het leveren van Software as a service-oplossingen
Inkoop, personeelscoördinatie, planning en projectmanagement
Het beheren en administreren van informatie met betrekking tot onderhoud, storingen en reparaties aan installaties of technische infrastructuur in het kader van de dienstverlening
Het verzamelen en verwerken van gegevens van klanten, leads en prospects voor (direct)marketing doeleinden waaronder het informeren over andere relevante producten en/of diensten
Het behandelen van vragen, klachten en geschillen

7 - Rechtsgronden

EQUANS verwerkt gegevens op basis van de volgende grondslagen:

a)   Toestemming, bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor de e-mailnieuwsbrief.

b)   Uitvoering van een overeenkomst, indien je gebruik maakt van onze diensten en je zelf partij bent bij de overeenkomst.

c)   Wettelijke verplichting, bepaalde financiële gegevens moeten we bewaren van de belastingdienst, maar we moeten ook data opslaan over onze installatie, keuringen etc.

d)   Gerechtvaardigd belang; wij mogen bepaalde klantdata opslaan om jou gericht te kunnen benaderen of onze dienstverlening te analyseren.

8 - Aan wie kunnen wij jouw persoonsgegevens meedelen?

Jouw persoonsgegevens worden, met het oog op de verwezenlijking van de in de voorgaande paragraaf vermelde doeleinden, alleen meegedeeld aan de volgende derden:

Onze contact centers;
Onze partners (bijvoorbeeld installateurs van producten gerelateerd aan energie en energie-efficiëntie;
De ondernemingen en tussenpersonen op wie wij een beroep doen voor het beheer van onze schuldvorderingen (bijvoorbeeld innen, overdracht van schuldvorderingen);
Ondernemingen die deel uitmaken van EQUANS SAS in de mate dat de verwerking wordt uitgevoerd door één van de ondernemingen die gerechtigd zijn om deze uit te oefenen;
De bevoegde instanties;
Aan onze verwerkers (bv. ICT-verwerkers).

De personen die werken voor deze derden hebben enkel toegang tot de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak en zijn door contractuele voorwaarden tot vertrouwelijkheid gehouden

De bovenstaande opsomming van derden is niet limitatief.

9 - Overdracht van jouw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”)

Wanneer wij samenwerken met derden die gevestigd zijn in landen buiten de EER waar het beschermingsniveau voor jouw persoonsgegevens ontoereikend is, leggen wij hen contractuele verplichtingen op die zijn goedgekeurd door een bevoegde autoriteit (de zogenaamde standaard contractuele clausules uitgevaardigd door de Europese Commissie) en die een adequate bescherming van jouw persoonsgegevens waarborgen.

10 - Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om de doelstellingen te bereiken waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn kan derhalve verschillen naargelang van de doelstelling. Zo moeten wij jouw facturatiegegevens gedurende 7 jaar bewaren wegens boekhoudkundige en fiscale verplichtingen. Jouw contractgegevens bewaren we tot 10 jaar na beëindiging van jouw contract uit juridische noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te kunnen gebruiken bij geschillen. De persoonsgegevens van potentiële klanten of de natuurlijke personen verbonden aan deze klanten worden bewaard tot 12 maanden na verkrijging van deze persoonsgegevens. Ze kunnen evenwel langer worden bewaard indien de potentiële klant daadwerkelijk klant wordt van EQUANS. De bovenstaande opsomming van bewaartermijnen is niet limitatief.

11 - Beveiliging van jouw persoonsgegevens

EQUANS beschikt over een intern privacy en security beleid.

EQUANS voorziet de nodige technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of ongeoorloofde wijziging.

EQUANS stelt alles in het werk om haar netwerk zo goed mogelijk te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang en om de vertrouwelijkheid van de persoons- en bedrijfsgegevens van zijn klanten te waarborgen.

12 - Welke privacy rechten heb je ?

12.1 - Je recht van inzage

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en informatie te ontvangen over:

a)   de verwerkingsdoeleinden;

b)   de betrokken categorieën van persoonsgegevens;

c)   de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);

d)   indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;

e)   het bestaan van je privacy-rechten;

f)   het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;

g)   de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en

h)   het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Deze informatie wordt je verstrekt door middel van deze privacy policy.

Je hebt ook het recht om een kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm.

12.2 - Je recht op verbetering van persoonsgegevens

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verbeteren.

12.3 - Je recht op gegevenswissing (het ‘recht op vergetelheid’)

Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen:

a)   je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door EQUANS;

b)   je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door EQUANS;

c)   je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;

d)   je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;

e)   je hebt je toestemming ingetrokken en er is geen andere rechtsgrond op basis waarvan de verwerking van persoonsgegevens kan gebeuren

Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of omdat we een wettelijke verplichting hebben om bepaalde documenten bij te houden of omdat we ze nog nodig hebben voor een bestaande contractuele relatie. Wij zullen jou daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek.

12.4 - Je recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

a)   je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die EQUANS in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren;

b)   de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;

c)   EQUANS heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;

d)   zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

Wanneer de verwerking is beperkt, worden persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerkt met toestemming van de betrokkene of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang.

12.5 - Je recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te ‘recupereren’. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die je zelf actief of passief, rechtstreeks of onrechtstreeks kenbaar maakt, doorgeeft of op eender welke wijze aan ons ter beschikking stelt. Dit recht kan alleen worden uitgeoefend als jouw gegevens verwerkt worden op basis van jouw toestemming of een overeenkomst en als deze verwerking gebeurt met behulp van geautomatiseerde processen. In alle andere gevallen kan je dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van je gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting of op basis van het gerechtvaardigd belang).

Er zijn 2 aspecten verbonden aan dit recht:

a) je kan EQUANS verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm; en

b) je kan EQUANS verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Je bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat je voor de doorgifte opgeeft. EQUANS heeft het recht dit te weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is.

12.6 - Je recht om je toestemming in te trekken

Je hebt tevens het recht om, voor zover een verwerking gebaseerd is op jouw toestemming, ten allen tijde jouw toestemming in te trekken. De intrekking heeft echter enkel gevolgen voor de toekomst en tast de geldigheid van verwerkingen gedaan op basis van jouw toestemming vóór de datum van terugtrekking niet aan.

In geval van intrekking van jouw toestemming kunnen wij de verwerking enkel verder zetten voor zover er nog een andere rechtsgrond van toepassing is.

12.7 - Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens

Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van EQUANS of in kader van het algemeen belang.

EQUANS zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij we dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank).

13 - Praktisch

13.1 - Hoe oefen ik mijn privacy-rechten uit?

Indien je vragen hebt betreffende het gebruik van jouw persoonsgegevens waarop dit privacybeleid van toepassing is, kan je ons contacteren op contact.belux@equans.com.

Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, kunnen we je vragen om je identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst nog om bijkomende informatie vragen. Indien het niet mogelijk is om op een andere wijze jouw identiteit te verifiëren, kunnen we je tevens vragen ons een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart te bezorgen.

De hierboven vermelde rechten kunnen worden uitgeoefend overeenkomstig de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in de wetgeving. De tekst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft aldus voorrang op wat is vermeld in de omschrijving van de rechten zoals hierboven vermeld.

13.2 - Zijn er kosten aan verbonden?

Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig zou zijn, met name vanwege bijvoorbeeld het excessief repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om:

a) je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of

b) op gemotiveerde wijze te weigeren gevolg te geven aan je verzoek.

13.3 - In welk format ontvang ik een antwoord?

Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt. In ieder geval bezorgen wij jou een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord.

13.4 - Wanneer ontvang ik een antwoord?

Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij jou hier binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis.

13.5 - Wat indien EQUANS geen gevolg geeft aan mijn verzoek?

EQUANS heeft een functionaris voor de gegevensbescherming aangeduid ook wel de Data Protection Officer/DPO genaamd. Indien je vindt dat jouw privacy vraag of verzoek niet naar behoren werd afgehandeld of als je meer informatie wilt ontvangen over dit privacy beleid, dan kan je een schriftelijk verzoek indienen bij de DPO. Je kan deze bereiken op:

Per brief: t.a.v. de data protection officer

Koning Albert II laan 19, 1210 Brussel, België

Per mail: privacy.belux@equans.com

Je hebt bijkomend ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, in België is dit Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Website:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Contactgegevens:

Gegevensbeschermingautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be